Por: José Luis Pozo
“Las reuniones de trabajo son grandes oportunidades para resolver problemas, compartir información y poner en funcionamiento la creatividad colectiva al servicio del negocio. Sin embargo, si no está debidamente planificada, una reunión de trabajo podría también implicar una pérdida de tiempo y recursos para la empresa.”
Fuente Universia
En promedio, el 15% del tiempo de las horas totales de trabajo es invertido en reuniones. Este porcentaje aumenta en los rangos más altos de las compañías, alcanzando un 33%, el porcentaje se eleva aún más cuando las reuniones tienen que ver con algún proyecto contingente o de carácter normativo, con fecha inamovible de salida.
Entendiendo la importancia que tienen las reuniones de trabajo para el negocio y la cantidad de horas que invertimos en ellas, deberíamos preocuparnos de que estas sean productivas. Sin embargo, por lo general no prestamos atención a los detalles para aprovechar al máximo el tiempo en ellas.
¿Cuántas veces has salido de una reunión con la sensación de que fue una verdadera perdida de tiempo? ¿O cuántas veces has participado en alguna reunión que, luego de comenzar, cambió de foco, partiendo en un tema y terminando otro, dejando en todos los participantes un dejo de incertidumbre y los temas cerrados a medias?
Algo más clásico, seguramente más de alguna vez te han invitado a una reunión sin previo aviso y has llegado a ella sin siquiera saber de qué se trata, lo peor es cuando tienes que improvisar durante la marcha.
El objetivo de este artículo es compartir consejos simples y prácticos para sacar mejor provecho a tus reuniones de trabajo.
Organiza la reunión
Antes de cualquier cosa, debes pensar en qué buscas lograr con la reunión. Parece bastante obvio, pero es muy importante tener claro el objetivo de la reunión y hacerte la siguiente pregunta: ¿Es necesario convocar esta reunión? Por ejemplo, si necesitas entregar información sobre algún tema doméstico, seguramente bastará con enviar un correo. En cambio, si deseas que tu equipo participe de una decisión o resolución a un problema, será necesario convocar a una reunión.
Luego de que tengas el “qué”, debes pensar en “quién o quiénes”. Las personas a invitar deben tener alguna relación con el tema, sobre todo si son personas ajenas a tu equipo. Debes tener claro por qué los citaste, no faltará el que diga: “no sé porqué me citaron a esta reunión” y debes tener un buen argumento para ello.
Finalmente, sólo resta definir cuándo y dónde (o a través de qué medio), esto ya es bastante más fácil. De igual forma, debes cuidar el horario en el que deseas convocar a la reunión, no es recomendable citar a una reunión al término de una jornada, porque las personas estarán agotadas y es probable que estén poco participativas. Por otra parte, el lugar o medio es importante ya que puede afectar la fluidez de tu reunión. Por ejemplo si vas a utilizar un proyector, asegúrate de revisar previamente que esté operativo, si falla al comienzo de la reunión te resultará incómodo tratar de solucionarlo frente a todos.
Algo más básico, si citas a muchas personas a una sala y no consideraste el espacio o la cantidad de sillas, se perderá tiempo innecesario consiguiendo las sillas faltantes. Por último, con relación al medio, en el caso de que la reunión sea a través de video conferencia, es imprescindible que manejes la herramienta a utilizar y que hayas revisado tu cámara y micrófono antes comenzar la sesión.
Prepara una agenda de la reunión
Es importante que los participantes puedan estar preparados para la reunión, esto contribuirá a que la reunión fluya de manera más productiva.
Elabora la minuta de la reunión
Se dice que una reunión sin minuta, nunca se llevó a cabo. De ahí la importancia de guardar registro de los temas tratados, las definiciones, acuerdos y compromisos de la reunión
El formato de la minuta dependerá del tipo de reunión. Por ejemplo, para una Daily Scrum, tal vez no es necesario hacer un documento de minuta de reunión. Sin embargo, de forma natural (o inconscientemente) se hará seguimiento o se registrarán los acuerdos y compromisos ya sea en un tablero Kanban o en otro medio.
Haz seguimiento de los compromisos
Las reuniones de trabajo ponen en funcionamiento la empresa, y esto se logra a través de los compromisos que en ellas se adquieren. Si no se guarda registro de ellos y no se hace seguimiento de ellos, hará que las responsabilidades se diluyan y que los plazos y a su vez los objetivos del negocio no se cumplan.
En Trebol IT nos preocupamos de que el tiempo se utilice de forma adecuada y eficiente, especialmente en estos tiempos donde el trabajo remoto se ha convertido en nuestro día a día. Te invitamos a aplicar estos valiosos consejos, para tener reuniones más efectivas en tu equipo.
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